✔回覧板がポスト入らないときにはどうすればよいのか考えるヒントになります
家に帰ると回覧版が入っていたから、連絡事項を確認後ご近所さんへ届けるも留守なのでポストへ….！
だけど、ポストに入ってる郵便物が多すぎて入らない💦
このように『回覧板が入らなくて困った経験』はございませんでしょうか？
今回は、回覧板が入らないときの解決策ならこの記事をみれば大丈夫だよねと思ってもらえるような特集を組みました。
回覧板に関わる人にとって参考になれば幸いです。
回覧板が入らないときの解決策～シチュエーション別
ここでは、ポストに入らなかった回覧板はどうすればよいのか！シチュエーション別に解決策をご紹介していきましょう👍
ポストに入っている郵便物が多すぎる
回覧板を入れようにも新聞や封筒が入っていて挿し込むスペースがないときがあります。
数日分の新聞やレターパックライト(手渡しする必要がないタイプ)やネコポスだけでなくAmazonで購入した書籍や封筒が入っていると回覧板を挟むことすらできませんよね～😢
回覧板が入らないときの解決策①
回覧板が入らないときの解決フローはこちらになります。まずは画像をご覧ください☟
解決策としては、まずは【回覧板を紙袋などに入れてドアノブに引っかけられないか】検討しましょう。可能ならば紙袋などに「回覧板となります」などのメモ書きを張っておくと親切でしょう。
続いて、ドアノブに袋を引っかけることができない場合は、以下の行動を検討しましょう。
- 【在宅してそうな時間に改めて訪問する】
- 【連絡先を知っていれば電話する】
- 【地区のリーダーに相談する】
物理的にA4サイズが入らないポスト
集合住宅ではなく戸建ての場合は色んなポストが考えられます。なかでも玄関のドアの前に独立型でポストを設置しているお宅にあるアメリカンポストの場合には物理的にA4サイズの書類が入った封筒やバインダーは入りません。
アメリカンポストでも色々種類がありますが、一般的には回覧板で回ってくるバインダーは幅が約24cmですので無理やり曲げない限り入らないでしょう。
回覧板の多くはプラスチック素材のバインダータイプなので曲げていれるのは物理的に厳しいですね。
回覧板が入らないときの解決策②
アメリカンポストのような独立ポストを設置している場合、玄関近くにポストがないことが多いです。そのため、初めに考えたい解決策は回覧板を袋に入れて引っかける場所があるかどうか！
袋に入れて引っかけられないなら、玄関近くに置くことができないかどうかも検討しましょう。
ただし、雨や風で飛んでいかないかどうかは必ずチェックするのが必須。玄関に置く場合はできればポールに紐で結んでおけるとよいでしょう。
【玄関に置いておくことも難しい場合】
それでも選択肢がなければ、解決策①と同じく時間を改めて在宅時かポストの郵便物がなくなるタイミングを見計らう必要があります。
時間を置いても回覧板を届けるのが難しいならば、地区の役員(リーダー)に連絡して指示を仰ぐのが無難でしょう。
なぜなら、急な出来事も想定できるからです。
事前に登録していた電話番号が変わっているだけならよいですが、急に体調を崩して入院してしまったことも考えられます。
回覧板がポストに入らない問題については色んな自治体で解決方法が話し合われております。
【実際に行われている事前の解決策】
代表的な事前に行われている解決策としては、回覧板専用の簡易的なポストを設置すること。
※自治体内で簡易ポストが配られることもあります
地域によって回覧板を受け渡しをする方同士の付き合い方は異なりますが、回覧板が発信者まで戻っていなければマンション内の出入り口に張り紙する自治体や町内会もあります。
このような張り紙です。文章は簡略化しております、ご了承ください。
A棟の皆様
【〇〇募金の回覧に関する御願い】
〇〇募金の回覧がもどってきておりません。当該募金につきましては〇月〇日までとなります。
申し訳ございませんが、大至急、順番に回して頂きますようにご協力のほど宜しくお願い致します。
回覧板でご近所とうまく付き合うには！
ここからは回覧板を通じたご近所さん付き合いをよりよくしていくためのちょっとした気遣いにも触れておきましょう👍
「回覧板を届けてもらう方と関係」、「回覧板を届ける方との関係」、さらには「回覧板を取りまとめている役員や自治会(リーダー役の方)と関係」の目線でお伝えしていきますね。
※最終的な判断はあなたのセンスとなります
回覧板を届けてもらう方に対して
まず、回覧板を届けてもらう方の立場で考えてみましょう。
難しいことは何もないです。相手が回覧板が入らないと困ることがないようにちょっとした気遣いをしておけばオッケー👌
具体的には、
- ポストに郵便物を溜めないようにする
- ドアフックをつける
- 長期で家を空けるときは断りを入れる
ポストに郵便物は溜めないようにする
緊急の場合は仕方がないですが、郵便受け(ポスト)に郵便物が溜まってしまうと回覧板が入らなくなります。面倒に感じることもあるかもしれませんが、チラシなども含めて溜めないようにしましょう。
回覧板用のドアフックやポストを設置する
ネット通販や郵便物が多いことがわかっているならば回覧板を引っ掛けられるようなドアフックや回覧板専用のポストを設置してもよいでしょう。
「玄関ポストの前に入らない郵便物はこちらにお願いします」と記した袋やボックスを置いておくとよいでしょう。
自治体で簡易的な回覧板用ポストが配布される地域があります。自分でポストを作る方もいるほどです。
長期で家を空けるときは断りを入れる
長期で家を空けるときには地区で回覧板を取りまとめている役員など(リーダー)に伝えておくのがマナーです。
ご近所さんに伝えておくことで防犯対策になりそうですね…..🤔
※強盗に入られる可能性もあります
回覧板を届ける方に対して
続けまして、回覧板を届ける方との関係を良好に保つために知っておきたい気遣いとなります。
回覧板を無理やりポストに入れない
ポストが郵便物でぎっしり詰まっているのに回覧板を力づくでギュギュッと押し込んではいけません。無理やりポストに入れないようにしましょう。
といいますのは、ポストに入っている新聞や書類が破れてしまう恐れがあるから。ささいなことに思えるかもしれませんが、相手はわかってしまいますよ。
裏を返せば、ちょっとした気遣いが良好な関係を気付くコツとなります。
勝手にフックをつけて袋を引っかけない
さすがに勝手にフックをつける方はいないとは思いますが……(笑)
「回覧板がポストに入らなかったからフックつけておいたよ！感謝してね」「ありがとうございます。今後は気をつけます」とはならないです。
生活リズムは人によって異なる
ご近所さんによって生活リズムが異なります。昼間在宅していてもインターホンで出てくれないときも考えられます。
夜働いている方もいらっしゃると思いますし、年配の方だと19時頃に寝てしまう方もいるでしょう。
役員(地区のリーダー)や自治会に対して
あなたが回覧板をまわした方が長期で不在の場合には、あなたが回覧板を届けたのかも確認されます。回覧板が滞りなくまわっているのか管理しているリーダーの方に対する気遣いや相談も重要となります。
そうしたことを踏まえて意識したいのはこちら☟
- 長期不在の可能性は役員(リーダー)に連絡しておく
- 回覧板は外から見えるようにポストに挟む
長期不在の可能性はリーダーに連絡しておく
端的にいえば、ちゃんと回覧板をまわしていますアピールになります。
回覧板が自治会や役員まで戻ってこないと、取りまとめている側は回覧板がどこでとまったのかチェックすることになります。必要ならば、共用部分の掲示板に催促するメモ書きをしたりポストに手紙をいれることになります。
ポストの郵便物の溜まり方がいつもと違う場合などは長期不在の可能性も考えられますので役員に相談することも気遣いとなります。
回覧板は外から見えるようにポストに挟む
地域によってルールは異なるとは思いますが、回覧板は外から見えるようにポストに挟むのがルールであることが多いです。
どこまで回覧板が配布されているか一目で分かるようにするためですね。そして、住人の方が家に帰ってきて気がつくようにするためですね。
回覧板をまわす際のルールは守るようにしましょう。
万が一トラブルになったときの対処法
もしも回覧板でトラブルになったときにはどういった対処が必要なのか知っておきましょう。
リーダーに相談する
何か困ったことがあればリーダー的なポジションの方に相談するのがオススメ！いなければ、自分よりも情報通で親身になってくれる方でもよいでしょう。
町内会や子ども会などは集団組織です。一人よがりになるのは危険です。
リーダーに相談することで一時的な対応を含めてアドバイスが貰えるかもしれません。良心的な方であれば間に入ってくれる可能性が考えられます。
素直に謝ることも必要
たまには自分が原因で回覧板を次の方へ届けるのが遅くなることがあるでしょう。そうしたときには素直に謝る必要がございます。
やんわりと適度な言い訳は良いとは思いますが、嘘の言い訳はやめましょう😣
回覧板を届けてくれた相手からの信頼がなくなってしまいます。
日々の忙しさでポストから受け取った回覧板を家の中に置きっぱなしにしたり、家の中が汚くて何かの書類の間に入ってしまいどこにやったのかわからなくなるとか……😢
妥協点を探りながら主張するのが必要なときも！
正直、人間なので誰しも責任逃れをしたい気持ちがあります。責任のなすりつけ合がないともいいきりません。
すべて架空のエピソードにはなりますが、こういったケースでは客観的に何が本当が当事者しかわからないわけです。
例えば、Aさんが自治会役員のBさん家に回覧板を届けました。ですがBさん、確認した回覧板が何かの拍子で物の隙間に入ってしまいゴミに出してしまいます。次の日、Bさんは回覧板を回そうとします。ですが、探しても探しても回覧板が見つかりません。困ったBさんはそのまま放置することにしました。1か月後、回覧板がどこにいったのか騒動に！Bさんは回覧板について聞かれたときに、「入ってませんよ」と答えました。自治会の役員で顔が広いBさんの立場もあり、Aさんに疑惑がかかりました。
こういうとき、Aさんはどうすればよいのでしょうか？
Aさんが「回覧版を回しました」といってもBさんの方の発言を信じてしまう。
前提としてご近所さん付き合いとはなりますので強引な態度は避けたいところ。Aさんが状況を打破するための選択肢としては【真っ向から対立してBさんに真相を話してもらう】or【本当のことを工夫しながらわかってもらう】などいくつか考えられます。
第三者がいる立場でBさんに質問攻めして矛盾点あぶり出す方法もありますが今後もBさんとうまく関係を続けていくかどうかの判断は必要になりますね。
集合住宅であればポストに挿し込まれていたことを見ているケースがありますので目撃した方もいると思われます。お住いのエリアを担当しているチラシや新聞、宅配業者であれば数日は暗記しています。
最後に
回覧板でのコミュニケーションを楽しみにしているという方の声を聞いたことがあります。
長年、回覧板がまわってくる生活を送ってきた人にとっては回覧板はなくてはならない存在だと思います。
スムーズに回覧板が届けられることをお祈り申し上げます🙇🏻
